一、公司介紹
PPIC 科技於 1996 年 8 月在台成立，一直以「提供客戶專業工程系統服務」為經營理念；從一般氣體到特殊氣體管路工程、G/C、VMB/P、氣體設備監控系統輸出介面整合及軟體設計、給排水、化學管路、電力、無塵室及 Hookup 工程，提供從規劃、設計、施工、測試、保固維修、系統整合及駐廠服務，由專業技術團隊竭力為客戶建置優良之廠務環境，並提供製程設備機台最佳運轉環境。
二、輔導前 e 化概況與問題
（一）輔導前 e 化狀況
1. 使用 ERP 系統七年，包含營業、採購、製造、庫存、財務系統，但各部門對於系統的熟悉度與管理模式都還尚未明確，使系統暫淪為打資料的工具，無法提供更有效的管理功能及管控報表。
2. 雖有 SOP 標準作業流程，但因與實際作業程序有差異，僅做參考用，未建立完全符合公司的最佳電子化流程。原因在於從未將實際作業與標準作業二者進行差異分析比較，導致現場人員的作業習慣與 SOP 標準作業流程不符。
3. 效率是公司最重視的環節，因此有時會為了效率而不使用系統維護，而是先自行用 EXCEL 表單記錄，下班前再補輸入到系統內。這種人工作業目前是被默許的，因此造成系統大多以「帳追料」的方式運作，無法發揮即時性的管理。
4. 公司並無規劃資訊人員職等，無法獨立開發軟體，而是以[財務部門]管理人員做主導來「以帳追料」方式來製訂公司各部門的作業流程與管控模式，因此目前無法協助與軟體廠商溝通調整需求，及建構系統管控模式。
（二）輔導前 e 化問題
1. 信用額度管理
目前還無法對信用額度有詳細定義與管控範圍，使得業務無法判定可否再接受訂單，應收帳款額度偏高，增加營運風險。
2. 人員操作習慣問題
之前系統導入時，為了方便操作，開放了很多輸入彈性，但也因此導致事後核對帳務資料時，非常多的資料是錯誤的。經過檢討，雖然希望能將權限收回與流程調整，但因員工作業習慣已建立，若任意變動將導致效率降低，因此有許多反彈聲浪。
3. 系統工具方面問題
目前系統架構與 SOP 流程並無太大的漏洞，流程與管理方法也都能符合高層主管所需，但系統關卡限制與實際人員作業間的操作配合與彈性評估，尚未取得平衡。
4. 領料作業管理方面問題
標準作業流程與實際作業流程有差異。以工程承包為例，常發生施工急於先領料及估料，事後才進行系統扣料，而新進人員又時常忘記補輸入；當完工入庫後，比對庫存資料計算製造成本時，就會產生領料數與扣料數不符問題，使得庫存記錄不可信。
5. 現行作業方面問題
(1). 紙本資料佔了大部分的流程運作，這與最初預期減少紙本作業的目的有一段差距，主要還是因為員工無法落實資料同步輸入的要求，導致仍需利用紙本先記錄，並且也使流程即時管控機制無法完整呈現，使系統淪為記錄打單工具，無法發揮應有的管理效能。
(2). 現行現場製單，在工程用料與製程變更作業上，並無明確標準流程，每位使用人員都有自己的一套操作觀念與想法，用料數也未依照標準用量發料，使得庫存帳目產生錯誤。
(3). 前端作業流程並未標準化，出入庫資料準確性不足，使得後續應收與應付作業，人員需逐一檢核前端資料的正確性，因此月底結帳會花費許多人工時，影響結帳與成本計算效率。
三、e 化輔導期望改善內容
（一）生產用料管理流程
1. 允損率的運用
目前尚未使用允損率作業，因此當製單於各工段生產，每個工段在移轉當下產生一定的損耗，使製單進行用料預估時，未將各工段損耗狀況納入考量，開立的領發料與實際作業不符，使得補料作業頻繁，影響工作時效。
2. 各工段完工資訊的正確回饋
因現場人員在各工段完工入庫移轉到下個工段時，即時輸入確實有作業上困難，因此入庫與領料時，先人工填寫借料單輔助，每日固定時間再將借料單統一交由人員進行系統資料的回補，易使資料回饋因人為問題而不準確。
3. 製單領料與耗用的管控
為因應工段領料使用借料單補強作業，因此系統開放製單入庫時，不用檢查製單標準用料量的發料狀況，因此造成事後統計製單耗用與成本時，產生無耗用料品也可入庫，使製單生產成本資訊不正確。
4. 報廢料品帳目模糊
報廢作業裡的料品物理特性移轉，並非一般良品轉報廢流程可對應。目前是使用類似重工的概念，將各工段與外協退料的報廢料品進行重工與移轉，產出可進行銷貨的報廢品，待日後進行銷貨變賣。因此產生重量與數量的移轉模糊地帶，希望能針對此問題改善。
（二）信用額度的管理流程
1. 信用額度的建構
信用額度對於客戶管理是很重要的依據，目前信用額度並無明確的計算方法，都是由業務人員依據經驗或銷貨歷史資料提供，無法真實反應客戶信用狀況。
2. 信用額度變更作業
目前尚未依客戶的變化與歷次交易狀況，於固定時間內進行信用額度審核，使得未依據實際狀況進行調整，可靠性與真實性待加強。
四、改善效益
對 PPIC 科技現行作業管理流程予以深入探討後，發現有以下作業問題：
1. 生產用料現行整體流程與問題說明
2. 信用額度現行整體流程與問題說明
針對問題進行更細部流程與作業模式探討，提出以下改善建議：
1. 允損率的運用
(1). 現行作業與問題分析
製單於各工段生產時，每個工段在移轉的當下會產生一定的損耗，因此在針對製單進行用料預估時，應將料品在個工段的損耗狀況納入考量，開立與實際狀況較接近的領發料數量，如此領發料的資訊與實際作業才會更加吻合。但目前允損率的作業模式並無使用，因此常產生發料不足情形，補料作業頻繁，影響工作時效。
(2). 最佳化流程建議
建議將允損率管理機制啟動，於 BOM 維護允許損耗百分比，日後進行 MRP 系統備料計算時，將允損率納入考量，才能將 MRP 展算的模擬建議結果與實際作業更加接近，避免誤差過大。
允損率並非固定參數，會因生產作業熟悉度與進度而有所不同，因此應建立管控允損率合理性的標準作業流程，於完工入庫或者固定時間進行允損率的調整與審查，讓允損率與實際作業狀況更趨近，備料管控更準確。
(3). 現行作業與問題分析
各工段在完工入庫移轉到下個工段時，正確應立即將完工資訊輸入系統內，以便下個工段的生產單位能夠生產，但因現場人員對即時輸入確實有作業困難，因此改以入庫與領料時，不用經過系統審核，直接先以人工填寫「料件請領單」，每日固定時間再將借料單統一由系統操作人員進行資料回補。但由於物料移轉的作業需要執行兩次，且人員經常忘記將資訊回饋到系統，影響工作效率及事後生產狀況的查核。
(4). 最佳化流程建議
考量現場即時維護資料的困難，因此使用[料件請領單]協助記錄工序間料品異動狀況，目前委外作業有專人負責維護，但廠內生產則因經手人員較多，落實狀況較不穩定。建議擬訂借料單使用明確辦法，並加入稽核點，確保庫存異動的正確性與即時性，在輸入方便性與系統完整性之間取得平衡點。
為杜絕未入庫而先領用的作業狀況發生，無入庫者不可在進行出庫作業；若真無法完全杜絕，應設法主動提醒當事者、稽核者回補資料，若超過一定期限仍未補齊，則將異常狀況以 mail 或警告視窗的形式提醒操作者或當事人。
2. 製單領料與耗用的管控
(1). 現行作業與問題分析
為了因應工段領料使用借料單補強作業，因此系統開放製單入庫時，不需檢查製單標準用料量的發料狀況，就算製單無發料也可入庫，造成事後統計製單耗用狀況與成本時，資訊提供不完整。
(2). 最佳化流程建議
建議擬訂工序移轉的標準用料量管理機制，管控未發料不可入庫、已發料量和庫存入庫數量的比對，以監督入庫合理性。當工序移轉完工時，依據當時開立的用料進行投料控管，如此既可稽核前一工站借料單維護狀況，也可確保成本集結正確性。
(3). 建議管控報表
實際用料與標準用料差異分析表
3. 報廢料品帳目模糊
(1). 現行作業與問題分析
報廢作業包含料品物理特性的移轉，並非一般良品轉報廢流程可對應。目前是使用類似重工的概念，將各工段與外協退料的報廢料品進行重工，將料品的料號、數量、單位進行移轉，產出可進行後續工程可再利用的報廢品。由於物理特性，在轉換過程會產生一些重量與數量的移轉模糊地帶，尚未有標準定義，使報廢品進行再利用的認定產生誤差。
(2). 最佳化流程建議
因料品報廢會產生物理性變化，因此系統應針對料品單位的轉換周全考量，讓使用者可以在系統內快速維護料品的轉換資料，並與庫存實際進出吻合，且移轉時可在系統內留下相對應的歷史資訊。例如：程式支援雙單位維護，讓使用者可以在系統內維護相關重量資訊，或不同單位之料號快速移轉庫存數量功能（EX：A 料號 500 個轉換成 B 料號 20 公斤）。
料品報廢的合理性也應有標準的認定程序，才有機會從程序制訂換算的邏輯與標準。此外，也應檢查當初依製單進行領發料數量與現行回饋的報廢數量之關聯與合理性，避免報廢作業的氾濫。
4. 信用額度的建構
(1). 現行作業與問題分析
信用額度對客戶管理是很重要的依據，關係到銷貨放行的判斷。目前都是由業務依據經驗或銷貨歷史資料提供，未有明確的計算方法，無法真實反應客戶的信用狀況。
(2). 最佳化流程建議
內控制度內已有明確規範相關信用額度的制訂條款，建議應落實其制訂的信用額度計算辦法，來進行相關信用額度產出作業與管控。
5. 信用額度變更作業
(1). 現行作業與問題分析
信用額度制訂後，應依照客戶的變化與歷次交易狀況，於固定時間內進行信用額度的審核與調整，才能確保信用額度的可靠性與真實性。但目前並未落實此審核作業，且額度的調整辦法也無管控。
(2). 最佳化流程建議
建議建立信用額度放行與調整的檢討機制，並以內控管理辦法監督檢討機制。當客戶信用額度不足時，由業務單位評估是否可進行單次放行作業。若接收，則開放單次放行，但不調整信用額度；若判斷不可單次放行時，再依客戶交易狀況及信用度，評估是否永久進行信用額度調整。當不可調整信用額度，最後再請業務與客戶進行協商，減少該次銷貨金額。